Para llevar un control eficaz de tu negocio, deberás empezar por aplicar criterios que impongan algún tipo de orden. A continuación, te daremos algunos consejos o tips para que puedas llevarlo a cabo de la mejor manera posible:

1. Guardar los justificantes del gasto

Tanto la factura como el ticket (y en este último caso: su comprobante de pago) deben guardarse durante varios años, dependiendo de la legislación correspondiente. Esta es una obligación legal ya que, ante una inspección tributaria, se te pueden solicitar todos los documentos que acrediten los gastos que ha habido en tu negocio.

Un error muy común, sobre todo para aquellos negocios que acaban de empezar, es no diferir entre gastos empresariales y gastos personales y, por ende, no solicitar ni guardar los documentos acreditativos correspondientes.

Recuerda: No tires nada, organízalo y archívalo hasta que pase el periodo legal.

2. Dividir por tipología de gastos

Cuanta más dividas y mejor especifiques qué tipo de grupos y partidas de gastos tienes, más organizado y controlado tendrás tu negocio. La división empezaría por un grupo general (por ejemplo: material de oficina) y después se separaría en distintas partidas (consumibles, material para publicidad, mobiliario…).

Para que puedas usarlo como guía, te dejamos algunos tipos de gasto habituales en autónomos y empresas:

• De personal
• De oficina
• De publicidad
• De transporte
• De producción
• En inversiones

3. Organizar gastos y pagos

Los criterios que escojas para poner orden en las cuentas de tu empresa deberán tener un sentido y servir a una funcionalidad concreta. Sin embargo, si aún no has definido el patrón, te proponemos uno nosotros:

Según periodicidad

• Fijos: Aquellos que suponen un gasto continuo en el tiempo como por ejemplo los suministros, el alquiler de un local, de un vehículo de empresa…
• Variables: Los que dependen de la actividad y de las necesidades de la empresa como podrían ser las compras de fruta para un restaurante o de folios para una oficina
• Mixtos: Aquellos que, por sus características, tienen una parte fija y otra de variable

Según funcionalidad

• Directos: Los relacionados directamente con la producción de los productos o servicios del negocio, como materia prima o la energía de los suministros
• Indirectos: Estos son los que no se relacionan con la producción, pero que son necesarios para el éxito de esta y la prosperidad del negocio. Tales pueden ser las inversiones en publicidad

Aunque parezca que existe una contraposición entre este punto y el anterior, no es así: Ambos sistemas de organización te servirán para tener un control más exhaustivo de por dónde sale tu dinero.

4. Hacer uso de buenas herramientas de gestión

Olvídate del bolígrafo y el papel y abraza las nuevas herramientas digitales. Estos útiles te serán de gran ayuda a la hora de contabilizar y categorizar de forma más agil cuáles son tus gastos. Además, podrás sacar estadísticas y programar notificaciones para estar siempre al corriente de todo.

Como gestores, nosotros trabajamos con Anfix , pues se trata de una potente herramienta multiplataforma que ofrece información en tiempo real del estado de tus cuentas, y proporcionamos acceso a los clientes que nos lo solicitan.

5. Contar con el apoyo de profesionales

Si no puedes llevar todo ese control tan exhaustivo de tu contabilidad, te recomendamos que cuentes con el soporte y el apoyo de profesionales en el ámbito (como gestores o asesores) que puedan guiar tu negocio.

En este sentido, actualmente hay muchísimas opciones: Desde la tradicional oficina hasta despachos que operan de forma completamente online.

¡Tú eliges!

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Aunque a más de uno se le pueda olvidar, sí, el modelo 202 existe. Se trata del pago fraccionado a cuenta del impuesto sobre sociedades y del impuesto sobre la renta de no residentes cuya tributación es obligatoria. De hecho, no presentarlo conlleva el riesgo de tener que abonar sanciones, recargos e intereses de demora a la AEAT (Agencia Estatal de la Administración Tributaria).

Para que no se te pase la presentación en ciernes (el 20 de octubre finaliza el plazo), te exponemos cuáles son sus principales características y te ayudamos a refrescar la memoria:

Utilidades del Modelo 202

La finalidad de este modelo es la de anticipar pagos a cuenta del impuesto sobre sociedades (modelo 200) del ejercicio vigente. ¿Eso qué significa? Pues que de las cantidades que se vayan ingresando a lo largo del año se efectuará una resta del importe resultante del impuesto de sociedades que se presente el 25 de julio. Actúa, pues, del mismo modo que otros modelos de pagos fraccionados tales como el del alquiler o el de retenciones.

Finalmente, es importante matizar que en el caso de que el resultado del modelo 200 fuera inferior a lo abonado en los fraccionamientos, la empresa podrá solicitar la devolución de la diferencia extra que se haya ingresado en la AEAT.

Obligados a presentación

Todas aquellas empresas que en el ejercicio anterior tuvieran resultados positivos en el modelo 200, así como aquellas que superen los 6 millones de euros de importe neto durante los 12 meses anteriores a la fecha de inicio del periodo impositivo.

Por el contrario, las empresas cuyo resultado de ejercicio anterior fuera cero o negativo no estarán obligadas a presentar esta declaración.

Plazo de presentación

• Primer abono: del 1 al 20 de abril
• Segundo abono: del 1 al 20 de octubre
• Tercer abono: del 1 al 20 de diciembre

Al coincidir estas fechas con alguno de los periodos de presentación de trimestrales, es fácil que quizás se pase por alto este modelo. No obstante, debemos recordar la importancia de tramitarlo a tiempo.

Formas de presentar el modelo 202

La presentación de este modelo debe ser telemática, bien por el propio declarante o por un tercero que actúe en su representación. Para poder realizar el trámite, recomendamos el uso de:

• Firma electrónica: Un ejemplo sería el certificado digital de la empresa, expedido por la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
• Cl@vePIN: Registro previo que utiliza la AEAT para que el contribuyente pueda realizar trámites en su sede electrónica

Como gestores administrativos, no obstante, nuestra recomendación es que te rodees de profesionales que puedan asesorarte y guiarte en la presentación de este y otros modelos para que siempre estés al día con tus obligaciones tributarias.

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La Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) ha solicitado la creación de una Tarifa Joven para todos aquellos menores de 25 años que deseen trabajar por cuenta propia y que estén cursando estudios superiores.

Lorenzo Amor, presidente de ATA, ha trasladado esta propuesta al Congreso de los Diputados y ha dejado claro que lo más importante para fomentar esta iniciativa es plantear mayores facilidades y promover que todos contribuyan, en la medida de sus posibilidades, al sistema.

Además de esta moción, Amor también ha inferido en la necesidad de reajustar el sistema de cotizaciones a la Seguridad Social en función de las bases mínimas. El presidente de ATA sustenta que, por ejemplo, aquellos autónomos cuyos ingresos superaran dicha base podrían participar en un «mecanismo de aportaciones anuales voluntarias» que les permitiría aumentar su base de cotización sin tener que incrementar su cuota de autónomo mensual.

Por contra, quienes no alcanzaran la base mínima tendrían a su disposición un sistema de varias cuotas por tramos: los autónomos con ingresos entre el Salario Mínimo Interprofesional (SMI) y la base mínima recibirían los tipos de Sistema Especial de Trabajadores Agrarios Autónomos (SETA); los que ingresaran menos del SMI tendrían una tarifa de 50 euros durante dos años prorrogables: y, finalmente, la Tarifa Joven que mencionábamos anteriormente y que se traduciría en un pago de 30 euros para los menores de 25 años que estén estudiando.

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¿Cuáles son los requisitos a cumplir para capitalizar el pago?

-Ser beneficiario de una prestación contributiva por desempleo y tener pendiente de recibir, a fecha de la solicitud, al menos tres mensualidades.

-No haber hecho uso de esta prestación, en cualquiera de sus modalidades (detalladas al final de este artículo) en los cuatro años anteriores a la fecha en que se quiera emitir la solicitud.

-Iniciar la actividad de negocio en un plazo máximo de un mes tras la resolución de la concesión del derecho y, en cualquier caso, con fecha posterior a la solicitud.

-Si se ha impugnado ante la jurisdicción social el cese de la relación laboral origen de la prestación por desempleo, la solicitud de pago único debe formalizarse una vez que se haya dado la resolución del procedimiento correspondiente.

-Aquellos que en los 24 meses previos a la solicitud del pago único hayan compatibilizado el trabajo por cuenta propia con la prestación por paro de nivel contributivo no tendrán derecho a obtener la capitalización.

¿Cuándo presentar la solicitud?

La solicitud deberá presentarse con fecha anterior a la de incorporación en la cooperativa o sociedad laboral o bien, a la del inicio de la actividad como trabajador autónomo o como socio de la Entidad Mercantil. Se considerará que tal inicio coincide con la fecha que como tal figura en la solicitud de alta del trabajador en la Seguridad Social.

Modalidades de capitalización

-Total: Se recibirá por adelantado el 100% de la prestación pendiente de pago para los gastos de la puesta en marcha del negocio o de incorporación a la cooperativa o sociedad laboral o mercantil.

-Parcial: Se recibirá un porcentaje de la prestación pendiente de pago y el resto se destinará al abono mensual de las cuotas de la Seguridad Social que correspondan.

-Cuotas: Se destinará el importe de la prestación pendiente de pago, únicamente, a abonar las cuotas en la Seguridad Social que correspondan hasta finalizar la totalidad de la prestación.

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