Para llevar un control eficaz de tu negocio, deberás empezar por aplicar criterios que impongan algún tipo de orden. A continuación, te daremos algunos consejos o tips para que puedas llevarlo a cabo de la mejor manera posible:

1. Guardar los justificantes del gasto

Tanto la factura como el ticket (y en este último caso: su comprobante de pago) deben guardarse durante varios años, dependiendo de la legislación correspondiente. Esta es una obligación legal ya que, ante una inspección tributaria, se te pueden solicitar todos los documentos que acrediten los gastos que ha habido en tu negocio.

Un error muy común, sobre todo para aquellos negocios que acaban de empezar, es no diferir entre gastos empresariales y gastos personales y, por ende, no solicitar ni guardar los documentos acreditativos correspondientes.

Recuerda: No tires nada, organízalo y archívalo hasta que pase el periodo legal.

2. Dividir por tipología de gastos

Cuanta más dividas y mejor especifiques qué tipo de grupos y partidas de gastos tienes, más organizado y controlado tendrás tu negocio. La división empezaría por un grupo general (por ejemplo: material de oficina) y después se separaría en distintas partidas (consumibles, material para publicidad, mobiliario…).

Para que puedas usarlo como guía, te dejamos algunos tipos de gasto habituales en autónomos y empresas:

• De personal
• De oficina
• De publicidad
• De transporte
• De producción
• En inversiones

3. Organizar gastos y pagos

Los criterios que escojas para poner orden en las cuentas de tu empresa deberán tener un sentido y servir a una funcionalidad concreta. Sin embargo, si aún no has definido el patrón, te proponemos uno nosotros:

Según periodicidad

• Fijos: Aquellos que suponen un gasto continuo en el tiempo como por ejemplo los suministros, el alquiler de un local, de un vehículo de empresa…
• Variables: Los que dependen de la actividad y de las necesidades de la empresa como podrían ser las compras de fruta para un restaurante o de folios para una oficina
• Mixtos: Aquellos que, por sus características, tienen una parte fija y otra de variable

Según funcionalidad

• Directos: Los relacionados directamente con la producción de los productos o servicios del negocio, como materia prima o la energía de los suministros
• Indirectos: Estos son los que no se relacionan con la producción, pero que son necesarios para el éxito de esta y la prosperidad del negocio. Tales pueden ser las inversiones en publicidad

Aunque parezca que existe una contraposición entre este punto y el anterior, no es así: Ambos sistemas de organización te servirán para tener un control más exhaustivo de por dónde sale tu dinero.

4. Hacer uso de buenas herramientas de gestión

Olvídate del bolígrafo y el papel y abraza las nuevas herramientas digitales. Estos útiles te serán de gran ayuda a la hora de contabilizar y categorizar de forma más agil cuáles son tus gastos. Además, podrás sacar estadísticas y programar notificaciones para estar siempre al corriente de todo.

Como gestores, nosotros trabajamos con Anfix , pues se trata de una potente herramienta multiplataforma que ofrece información en tiempo real del estado de tus cuentas, y proporcionamos acceso a los clientes que nos lo solicitan.

5. Contar con el apoyo de profesionales

Si no puedes llevar todo ese control tan exhaustivo de tu contabilidad, te recomendamos que cuentes con el soporte y el apoyo de profesionales en el ámbito (como gestores o asesores) que puedan guiar tu negocio.

En este sentido, actualmente hay muchísimas opciones: Desde la tradicional oficina hasta despachos que operan de forma completamente online.

¡Tú eliges!

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Los impuestos son la principal preocupación de cualquier autónomo y para evitar que el susto vaya a mayores es conveniente conocer todos aquellos gastos de los que uno puede echar mano a fin de minorar el resultado trimestral.

Con todo, antes de repasar cuáles son y en qué modalidad podrían deducirse, es importante que maticemos que a lo sumo deberán cumplir con unos requisitos indispensables marcados por la Agencia Tributaria. El gasto debe estar:

• Debidamente justificado: comprobante de que el pago se ha realizado de forma correcta (factura, extracto bancario, recibo…).
• Registrado en los libros contables: o bien en papel o en excel, pero que figure en la contabilidad del autónomo.
• Relacionado con la actividad económica: es decir, que sea necesario para el desarrollo de la profesión del autónomo.
• Imputado al ejercicio correspondiente: la contabilización del gasto deberá asociarse a su momento de generación.

Tras este primer inciso y a sabiendas que se deberán cumplir los requisitos anteriormente mencionados, enunciamos cuáles son los gastos deducibles y aquellos que, tal vez, no sean tan conocidos pero que sí puedan incorporarse en la contabilidad de tu autónomo: gastos directamente relacionados con la actividad, dietas, vehículo, vivienda, asistencia médica, desplazamiento y viajes y otros gastos sin factura.

Gastos directamente relacionados con la actividad

Nos referimos a aquellos cuya justificación se entiende per se ya que están afectos de forma directa a la actividad de tu autónomo. Un ejemplo de ello sería la compra de productos de alimentación para un restaurante, o la compra de material de obra para la actividad de construcción.

Dietas

Es imprescindible para poder descontar este gasto que el pago se haya efectuado de forma electrónica o con vales de comida y permite, en añadido, un máximo de 26,67 euros deducibles sólo en días laborables.

Vehículo

Existe distinción en función de la actividad del trabajador. Si éste se dedica al transporte de viajeros o de mercancías, podrá deducirse la totalidad de cualquier gasto relacionado con su vehículo (gasolina, seguro del coche, peajes, mantenimiento…). Si, por el contrario, se dedica a otra actividad en la que también hace uso del vehículo, el porcentaje se reduce hasta el 50% siempre que sea justificable.

Vivienda

En el caso que tu actividad se desarrolle, por sus características, en tu vivienda habitual puedes descontar la parte proporcional de los gastos de la misma. Es decir, si realizas la actividad en un despacho que supone el 10% del total de la vivienda, este será el porcentaje a deducir de los gastos relacionados con la hipoteca y los suministros (agua, electricidad, teléfono, internet…). Sin embargo, para que esto sea efectivo es necesario que se haya indicado en el Modelo correspondiente (036 o 037) de la Agencia Tributaria.

Asistencia médica

El seguro que abones por enfermedad y la asistencia médica de tus trabajadores también pueden deducirse. El máximo para descontar es, con todo, 500 euros anuales que pueden ampliarse a 1500 euros si algún miembro de la unidad familiar tiene discapacidad.

Desplazamiento y viajes

Los desplazamientos en transporte público y las estancias en hoteles pueden incluirse como gasto siempre que entren en los límites necesarios para la realización de la actividad.

Otros gastos sin factura

Pese a que disponer de la factura del gasto es un requisito prácticamente indispensable, existen algunos supuestos en los que no es necesario disponer de la misma para justificar la deducción concreta. Nos referimos, entre otros, a gastos derivados de la cuota de autónomos, billetes de transporte público, gastos bancarios, cuotas a colegios profesionales y amortizaciones de bienes de inversión. Para su correcta deducción, el autónomo deberá abonar el importe mediante el banco y guardar el recibo de dicho pago.

Gastos no deducibles

Según la legislación actual, los gastos no deducibles son aquellos derivados de multas, recargos por impagos, donativos (pese a que si es a una entidad pública sí podría descontarse el 30%), compras realizadas en supermercados, bares o ropa (cuando esta no sea ropa de trabajo).

Las facturas simplificadas o aquellas en las que no figure el nombre del autónomo tampoco podrán deducirse respecto al IVA y deberán tributarse con IVA al 0%.

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Las novedades más importantes de cara a cotización y tributación para autónomos y pymes en 2018. Fuente: LogicbusLa Ley de reformas urgentes del trabajo autónomo aprobada el pasado octubre conllevó una serie de cambios legislativos en relación a la cotización, derechos laborales, contratación, fiscalidad y otros muchos aspectos que entrarán en vigor a partir del 1 de enero de 2018.

Siendo así, pasamos a repasar las novedades más destacadas que derivan de dicha ley:

Referente a Seguridad Social (cotización y cuota)

• Cuota de autónomo en 2018. Aunque las bases mínimas y máximas de la cuota de autónomos permanezcan congeladas, se estima una subida de alrededor del 1,5-2% que supondrá un aumento de 4€ en la cuota de autónomo (pasará de 275€ a 279€).
• Cuota de autónomo societario. Esta cuota cambiará, a partir del 1 de enero, de los aproximadamente 344€ actuales a los 357€ al mes. La medida, pues, supone un encarecimiento mensual de 13€.
• Acceso a bonificaciones. Existe una reducción en el tiempo exigido sin cotización en autónomos para poder acceder a cualquier bonificación (así como la tarifa plana) del RETA: pasa de cinco a dos años (tres en el caso de que la última alta estuviera bonificada).
• Tarifa plana. Se amplía un año para todas las nuevas altas en 2018 que coticen por la mínima. Si te decides por una cotización superior se aplicará el 80% de bonificación.  Tras el inicio de actividad, los tramos se sitúan en 50% durante el primer semestre y el 30% durante el segundo semestre.
• Baja por maternidad. No será necesario pagar la cuota de autónomo para todas aquellas madres que cursen la baja. Tampoco será necesario, por el momento, contratar a algún trabajador sustituto para poder beneficiarse de la exención.
• Cambios en la base de cotización. Según lo que establece la nueva Ley de autónomos en trámites, se podrán realizar hasta cuatro cambios anuales en las bases de cotización.

Referente a Hacienda (impuestos)

• Requisitos para estar en módulos. Tras la reforma fiscal de 2015 en que se endurecían los requisitos para estar en módulos, en 2018 permanecerá el límite de 250.000€ de ingresos y 125.000€ por facturación a empresas y profesionales.
• Presentación de modelos (el modelo 347). La declaración de este modelo continuará presentándose en febrero, pero se espera que para 2019 esta situación se modifique y se adelante su plazo de presentación a enero.
• Nuevas deducciones. Con la reforma aparecen también dos nuevas deducciones: relativas a dietas y relacionadas con suministros afectos a la actividad. Con respecto a las dietas, la deducción está sujeta a una serie de condiciones como que se efectúe fuera del municipio donde esté domiciliado el negocio, que haya pago telemático y que se conserve el comprobante. En cualquier caso, la cuantía diaria por comer fuera será de 26,67€ o 48,08€ si es en el extranjero. En relación a los suministros, podrán deducirse si trabajas desde casa y has vinculado tu lugar de residencia a tu actividad en el modelo 036.

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El alquiler de inmuebles: la nueva salida inmobiliaria. Fuente: GabutticicarillibienesraicesEl auge del alquiler de inmuebles es una realidad y su precio, de hecho, se ha disparado en el último año alcanzando un 10% de aumento en doce capitales españolas.

Con todo, muchos arrendadores y arrendatarios a menudo desconocen bastante información acerca de este mercado. Siendo así, pasamos a describir las principales obligaciones y derechos que poseen cada una de las partes involucradas en el alquiler de un inmueble.

En caso de necesitar más información, es importante que cuentes con el asesoramiento de un Administrador de Fincas especializado.

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Los conflictos en las comunidades de vecinos siempre han estado presentes en menor o mayor medida. Sin embargo, cuando la situación supera límites razonables y deriva en el acoso sistemático a una persona nos encontramos frente a un delito tipificado como blocking. No se debe confundir, no obstante, un incidente vecinal esporádico con el acoso.

¿Qué es el ‘blocking’?

Entendemos como tal el hostigamiento que una persona padece por parte de uno o varios vecinos de su propia comunidad. Estas agresiones (en su mayoría verbales, pero en algunos casos también físicas) pueden desembocar en graves daños psicológicos para su víctima.

El perfil de persona que efectúa este tipo de ataques es parecido al del mobbing (acoso en el trabajo): alguien aparentemente integrado, pero con tendencia a la sociopatía. Además, el hostigador tiende a buscar el apoyo en el grupo de vecinos ya que no considera que sus actos sobre la víctima sean incorrectos.

Motivos de su aumento

Desde 2015, el acoso vecinal está recogido como delito en el Código Penal (CP) y se castiga con penas de prisión de tres meses a dos años o multas de seis a veinticuatro meses. Pese a no contar aún con los números suficientes como para ofrecer estadísticas relevantes sobre blocking, sí que se ha detectado un aumento de las denuncias tras la modificación efectuada en el Código Penal.

Los juzgados reciben, aproximadamente, un 10% más de denuncias por casos de blocking con respecto al 2015, año en que se tipificó como delito según datos del Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid.

Con todo, el acoso vecinal es un delito con una especial dificultad de demostración ya que, en su mayoría, las agresiones suelen ser anónimas y la víctima nunca dispone de pruebas suficientes para incriminar a su hostigador.

Tipos de ‘blocking’

Existen distintos tipos de acoso según la persona a la que van dirigidos. Siendo así, encontramos:

A vecinos: El hostigador considera que el comportamiento del/de la vecino/a no es correcto y, por tanto, justifica en ello sus agresiones.

Al presidente de la comunidad: El acosador pretende, mediante sus ataques, hacer que el presidente de la comunidad adopte una postura u otra frente a un tema de su interés.

Al administrador de la finca: Los hostigadores suelen descargar con el administrador de fincas toda su rabia en base a lo que ellos creen que debería ser una buena gestión.

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1.¿Puedo renunciar a la presidencia de mi comunidad si he sido elegido?

Tal como dictamina la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), ejercer la presidencia de la comunidad tras haber sido elegido es obligatorio. En caso de no poder presidir la Comunidad por razones de peso sustentables (vejez, enfermedad, vivir en un municipio distinto…), se podrá solicitar a un juez el relevo del cargo en el plazo de un mes tras el nombramiento.

2.¿Los locales que tengan acceso independiente deben contribuir en los gastos de portal y escalera de las Comunidades?

Tanto si tienen acceso independiente como si no, deben abonar los gastos comunes acordados en la cuota participativa. Habrá, no obstante, excepción si están exonerados de dicha contribución en virtud de un acuerdo de la Junta de Propietarios por unanimidad o porque así conste en los Estatutos de la Comunidad.

3.¿Quién y cómo puede reclamar los impagos a la Comunidad?

El Presidente o el Administrador de la Comunidad puede reclamar los impagos a la Comunidad por parte de algún vecino moroso.

La forma de actuación más recomendable ante un caso de esta índole es la diplomática. Se intentará hablar y llegar a un entendimiento con la persona responsable de los impagos.

En caso de agotarse la diplomacia, la vía para proceder a dicha reclamación es la legal: acudiendo al Juez de primera instancia. Para poder acudir ante un Juez se deberán haber cumplido previamente los siguientes requisitos:

-Acuerdo en Junta de vecinos

-Certificación del acuerdo por parte del Secretario con el beneplácito del Presidente

-Notificación del acuerdo por parte de los vecinos afectados

4.¿Un vecino moroso tiene derecho a voto en las Juntas?

La respuesta es clara: no. La convocación de la Junta de Propietarios tendrá una relación de los vecinos que no están al corriente de pago y se les avisará de que no contarán con derecho a voto en la Junta a celebrar.

5.¿Quién debe asistir a las Juntas: el arrendador o el arrendatario de la vivienda?

A efectos de la LPH, el arrendatario de la vivienda no tiene el derecho de asistir a las Juntas de Propietarios. Con todo, si el arrendador le ha cedido expresamente y por escrito el derecho de asistencia y voto, el arrendatario podrá ejercerlos.

6.¿Qué tipos de Juntas hay?

Existen dos tipos de Juntas en una Comunidad de Propietarios: las ordinarias y las extraordinarias. Entendemos las primeras como aquellas celebradas una vez al año en que se aprueban las cuentas y los presupuestos de la comunidad y comprendemos las segundas como todas aquellas que sirvan para tratar los temas restantes.

7.¿Puedo reclamar si han subido las cuotas de la Comunidad de Vecinos?

Siempre que dichas cuentas hayan aumentado por alguna circunstancia que lo amerita, no. Se puede intentar, aún así, llegar a un acuerdo con los vecinos para intentar ahorrar en otros gastos de la comunidad y que así no suban las cuotas.

8.¿Qué puedo hacer si tengo vecinos demasiado ruidosos o molestos?

Tanto el Presidente como el Administrador de la Comunidad podrá solicitar al causante del ruido o molestia que cese en la actividad que genera controversia. Si fracasara en el intento y la mala conducta persistiera, se podría presentar una denuncia ante el Ayuntamiento del municipio correspondiente y/o una demanda de acción para cesar los ruidos y actividades molestas.

9.¿Qué es una derrama?

Una derrama es todo aquel pago adicional de la comunidad (es decir, no contemplado en la cuota normal para pagar imprevistos) aprobado en la Junta de Propietarios.

10.¿Quién debe asumir las cuotas debidas a la Comunidad en la compraventa de una vivienda?

La responsabilidad de pagar los impagos a la Comunidad es del que adquiere la vivienda y alcanza el año anterior al momento de la compra. El vendedor, por su parte, deberá presentar un certificado del Secretario y del Presidente de la Comunidad en el que conste la cantidad de cuotas que se deben a la Comunidad en el momento de la escritura de compraventa ante Notario.

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Cuando hablamos de un Administrador de Fincas nos referimos a un profesional que se encarga de gestionar, a petición de los propietarios de una comunidad, las cuestiones legales, técnicas y sobre todo financieras con el objetivo de trabajar por y para el sostenimiento económico de dicha finca.
Como profesional, está sujeto a un conjunto de obligaciones derivadas de la ley. La referencia principal es la Ley de Propiedad Horizontal (en adelante LPH), una legislación que regula todo lo relativo a las comunidades de propietarios desde que se otorga el título constitutivo o escritura de división horizontal, hasta la extinción de la misma propiedad horizontal.

1) Control de los contratos

La obligación del cumplimiento de contratos es un deber mediante el cual, tal y como describe el artículo 20 de LPH, se ha de “velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares”. En este sentido el administrador de fincas, ante un incorrecto servicio de cualquier proveedor del inmueble, tendrá el deber de apercibir a dicha empresa y asesorar de manera rápida y precisa al presidente que, como representante de la comunidad, podrá resolver el contrato según lo asesorado por el profesional.

2) Control contable

El Administrador de Fincas deberá llevar a cabo un control de los ingresos de la comunidad para comprobar que los gastos no superan los beneficios. Para ello, será indispensable que el Administrador prepare con antelación y someta a Junta todos los gastos que se prevean, a fin de proponer las metodologías necesarias que resulten efectivas para hacer frente a los mismos.

3) Conservación de la finca

Nos encontramos ante, tal vez, una de las obligaciones más controvertidas. En este punto, debe quedar claro que la ley permite que el Administrador de Fincas pueda solicitar una reparación de manera directa cuando se encuentre ante un problema urgente en la finca. Remarcamos que, posteriormente deberá rendir cuentas al presidente o, en su caso, a los propietarios. Aun así, es siempre recomendable que facilite varios presupuestos al presidente y que sea él quien elija el más adecuado, con tal de mantener una transparencia y buena gestión. En el supuesto contrario, entendido como que la reparación no es de carácter urgente pero sí necesaria, el Administrador no podrá mandar a un proveedor a reparar el problema de forma directa, pues únicamente se le concede esta facultad cuando existe un riesgo o urgencia.

4) Dar cumpliendo de lo acordado en junta. Función de cobrar y pagar

Pese a la complejidad de este punto, se debe tener muy en cuenta que una buena gestión de lo cobrado y pagado es vital. El Administrador de Fincas deberá ejecutar los acuerdos que se adopten en las juntas vecinales y, en materia de obras, tendrá la obligación de realizar los pagos y cobros pertinentes que procedan.

5) Conservación de documentación, redacción de actas y conservación de las mismas en libro de actas 

Cabe resaltar que el Administrador actúa en cualquier supuesto como secretario de cuantas juntas se realicen y deberá custodiar a disposición de los titulares, cualquier documentación comunitaria. De esta obligación, extraemos que, el Administrador deberá conservar durante un plano de cinco años todas las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos importantes derivados de las reuniones. Ejemplos de documentación a custodiar serían las facturas, recibos, contratos o acuerdos de cualquier tipo. En este sentido, además se deberá conservar debidamente en el libro de actas y el conjunto de las mismas que extraiga de cualquiera de las reuniones que realice en el seno de sus servicios como administrador fincas. Si existiera cambio de Administrador de Fincas: el libro o los libros de actas que mantenga la comunidad se deberá conservar y traspasar del Administrador saliente al Administrador entrante.

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Tras años viendo cómo la morosidad aumentaba en las comunidades de vecinos sin cesar, dada la mala situación económica actual, finalmente comienza a haber una disminución y mejora en el sector. En 2016, el curso de los acontecimientos varió y la tasa de morosos se vio reducida en aproximadamente un 8% con respecto al año anterior. La deuda española fue de 1665,9 millones de euros y la catalana se situó en 259,3 millones.

Los datos llegan del informe difundido por el Consejo General de Administrador de Fincas de España y avalan una cierta holgura en un sector muy apretado a lo largo de los últimos años. Los propietarios de inmuebles comienzan a tener cierto margen para poder enfrentarse a las derramas que requieren sus fincas.

En función del mayor índice de morosidad español, Andalucía está en primer lugar con 320,39 millones de euros de deuda. Cataluña, por su parte, ocupa el segundo lugar con un impago de 259,3 millones. Una tasa que ha disminuido, en base a 2015, un 7,93%.

Dentro de Cataluña nos encontramos que la provincia con mayor morosidad es Barcelona, con 191,01 millones de euros de deuda. Lleida, sin embargo, sería la menor afectada con sólo 11,68 millones de euros de impago. Girona y Tarragona mantendrían unos niveles considerablemente menores a los de Barcelona, situándose en 27,4 millones y 29,2 millones de euros respectivamente.

¿Existe solución a la morosidad?

La necesidad de una nueva Ley de Propiedad Horizontal se hace cada vez más patente dada la situación actual. Pese a que los datos muestran una minora de lo adeudado, sigue existiendo un 39,9% de comunidades de propietarios que se ven afectadas por los impagos.

La eterna pregunta y el gran dilema de los afectados es, pues, qué hacer al efecto. Existen diversos pasos a seguir y técnicas que pueden tenerse en cuenta para hacerle frente a un vecino moroso: abrir el diálogo, recurrir a la vía legal, acudir a la vía judicial o pedir la ayuda de un Administrador de Fincas profesional y competente.

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Personas solicitando trámites en la Oficina de Trabajo de Barcelona. Fuente: Ricard Cugat, el Periódico

Los autónomos que viven y trabajan en Barcelona ciudad contarán con una serie de ayudas que podrán llegar hasta los 4.000 euros por persona

El Ayuntamiento de Barcelona ha presentado una nueva iniciativa que pretende incentivar la economía de la ciudad mediante la entrega de ayudas para el colectivo de autónomos. Las ayudas supondrán una inversión de dos millones de euros por parte del Ayuntamiento.

Esta nueva línea de subvenciones anunciada por el Gobierno de Ada Colau quiere promover una fiscalidad más «equitativa y redistributiva», según palabras de la ejecutiva. Se calcula que esta iniciativa podrá beneficiar a entre 500 y 600 personas residentes en la ciudad. En Blau Gestors te ayudamos a descubrir si serías uno de los beneficiados:

Requisitos para solicitar las ayudas

Si quieres optar a alguna de estas subvenciones necesitas cumplir con los requisitos descritos a continuación y presentar la solicitud antes del 30 de noviembre de 2016.

• Haber empezado una nueva actividad como autónomo partir del 1 de enero de 2015 o como nuevo socio de cooperativas de trabajo asociado encuadradas en el RETA
• Estar dado de alta como autónomo
• Residir en la ciudad de Barcelona y estar empadronado en la misma como mínimo desde hace 3 meses
• Haber estado desempleado antes de iniciar una nueva actividad económica como autónomo. No es necesario haber estado de alta en el INEM
• No haber sido autónomo (alta en RETA) por la misma actividad en el año anterior a la fecha de alta
• Estar al día de obligaciones tributarias

Si crees que cumples con los requisitos necesarios para solicitar la subvención, contacta con nosotros. El equipo de Blau Gestors te asesorará y gestionará en tu nombre la solicitud de la ayuda.

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