Para llevar un control eficaz de tu negocio, deberás empezar por aplicar criterios que impongan algún tipo de orden. A continuación, te daremos algunos consejos o tips para que puedas llevarlo a cabo de la mejor manera posible:

1. Guardar los justificantes del gasto

Tanto la factura como el ticket (y en este último caso: su comprobante de pago) deben guardarse durante varios años, dependiendo de la legislación correspondiente. Esta es una obligación legal ya que, ante una inspección tributaria, se te pueden solicitar todos los documentos que acrediten los gastos que ha habido en tu negocio.

Un error muy común, sobre todo para aquellos negocios que acaban de empezar, es no diferir entre gastos empresariales y gastos personales y, por ende, no solicitar ni guardar los documentos acreditativos correspondientes.

Recuerda: No tires nada, organízalo y archívalo hasta que pase el periodo legal.

2. Dividir por tipología de gastos

Cuanta más dividas y mejor especifiques qué tipo de grupos y partidas de gastos tienes, más organizado y controlado tendrás tu negocio. La división empezaría por un grupo general (por ejemplo: material de oficina) y después se separaría en distintas partidas (consumibles, material para publicidad, mobiliario…).

Para que puedas usarlo como guía, te dejamos algunos tipos de gasto habituales en autónomos y empresas:

• De personal
• De oficina
• De publicidad
• De transporte
• De producción
• En inversiones

3. Organizar gastos y pagos

Los criterios que escojas para poner orden en las cuentas de tu empresa deberán tener un sentido y servir a una funcionalidad concreta. Sin embargo, si aún no has definido el patrón, te proponemos uno nosotros:

Según periodicidad

• Fijos: Aquellos que suponen un gasto continuo en el tiempo como por ejemplo los suministros, el alquiler de un local, de un vehículo de empresa…
• Variables: Los que dependen de la actividad y de las necesidades de la empresa como podrían ser las compras de fruta para un restaurante o de folios para una oficina
• Mixtos: Aquellos que, por sus características, tienen una parte fija y otra de variable

Según funcionalidad

• Directos: Los relacionados directamente con la producción de los productos o servicios del negocio, como materia prima o la energía de los suministros
• Indirectos: Estos son los que no se relacionan con la producción, pero que son necesarios para el éxito de esta y la prosperidad del negocio. Tales pueden ser las inversiones en publicidad

Aunque parezca que existe una contraposición entre este punto y el anterior, no es así: Ambos sistemas de organización te servirán para tener un control más exhaustivo de por dónde sale tu dinero.

4. Hacer uso de buenas herramientas de gestión

Olvídate del bolígrafo y el papel y abraza las nuevas herramientas digitales. Estos útiles te serán de gran ayuda a la hora de contabilizar y categorizar de forma más agil cuáles son tus gastos. Además, podrás sacar estadísticas y programar notificaciones para estar siempre al corriente de todo.

Como gestores, nosotros trabajamos con Anfix , pues se trata de una potente herramienta multiplataforma que ofrece información en tiempo real del estado de tus cuentas, y proporcionamos acceso a los clientes que nos lo solicitan.

5. Contar con el apoyo de profesionales

Si no puedes llevar todo ese control tan exhaustivo de tu contabilidad, te recomendamos que cuentes con el soporte y el apoyo de profesionales en el ámbito (como gestores o asesores) que puedan guiar tu negocio.

En este sentido, actualmente hay muchísimas opciones: Desde la tradicional oficina hasta despachos que operan de forma completamente online.

¡Tú eliges!

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Si eres de los que quieren alcanzar su sueño con sus propias manos, seguramente esa pregunta ya habrá rondado tu mente. Pero espera un poco antes de decidirte y deja que te echemos una mano, pues emprender no es una tarea sencilla. Siendo así, te dejamos 5 consejos que quizás te ayudarán a dar los primeros pasos en tu nuevo camino:

1.Analiza tu entorno y crea un plan de negocio

Piensa bien en qué producto o qué servicio vas a ofrecer y sobre todo en qué características lo van a diferencias de tu competencia directa. Cuando lo tengas, dedícale las horas necesarias a la elaboración de un buen plan de negocio. Recuerda que este aspecto es muy necesario, pues realizarás un estudio de mercado, crearás la estrategia comercial que usarás en adelante, planificarás los recursos humanos y de producción de los que tendrás que disponer…

Contar o no con un plan de negocio marcará probablemente la diferencia entre el éxito o el fracaso de tu idea.

2.Aprovecha la capitalización del paro y las bonificaciones

Si te han despedido de tu anterior empleo y has decidido aprovechar la ocasión para emprender, puedes recibir en un único abono el importe íntegro de la prestación por desempleo que te correspondía. Para hacerlo deberás cumplir con una serie de requisitos (como la elaboración de un informe) y no estar ya dado de alta en el régimen de autónomos.

Además de la capitalización, también puedes aprovechar las bonificaciones y ayudas a los trabajadores por cuenta propia: Actualmente aún está vigente la tarifa plana de autónomo por la que tu cuota a pagar será de 60 euros a lo largo del primer año.

3.Vigila a la hora de darte de alta en Hacienda y Seguridad Social

Nunca te des de alta únicamente en la Agencia Tributaria y descuides el alta en Seguridad Social (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos o RETA), pues eso supondrá la pérdida de tus posibles bonificaciones y el pago de las cuotas que te hayas saltado, además de una sanción.

Te recomendamos que cuando te des de alta en Hacienda (si tu negocio es pequeño hazlo utilizando el Modelo 037 ya que es más sencillo y simplificado que el 036) aproveches para hacerlo en el RETA al día siguiente.

Finalmente, vigila con cuidado también en el epígrafe en el que te estás dando de alta pues será este el que marque tu fiscalidad y tus obligaciones de tributación.

4.Nunca dejes de formarte

La formación es un factor clave y no se debe pensar en ella como en un gasto sin importancia, sino como una inversión que repercutirá en mayores beneficios para tu negocio a medio-largo plazo. Prepararte y adaptarte al mercado serán las dos acciones que conseguirán que puedas mantenerte siempre en lo más alto.

5.Cuenta con los profesionales adecuados para asesorarte

Emprender es complejo y difícil, sobre todo cuando hay tantísima información por medio. Contar con la ayuda de profesionales de confianza te servirá para aclarar posibles dudas y asegurarte que todos tus trámites son correctos y que tienes tus obligaciones tributarias al día. Tanto si decides optar por un servicio de asesoramiento online, como si eres de los que prefiere la gestoría presencial de toda la vida: hay una solución para ti y para tu negocio.

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