Cuando hablamos de un Administrador de Fincas nos referimos a un profesional que se encarga de gestionar, a petición de los propietarios de una comunidad, las cuestiones legales, técnicas y sobre todo financieras con el objetivo de trabajar por y para el sostenimiento económico de dicha finca.
Como profesional, está sujeto a un conjunto de obligaciones derivadas de la ley. La referencia principal es la Ley de Propiedad Horizontal (en adelante LPH), una legislación que regula todo lo relativo a las comunidades de propietarios desde que se otorga el título constitutivo o escritura de división horizontal, hasta la extinción de la misma propiedad horizontal.

1) Control de los contratos

La obligación del cumplimiento de contratos es un deber mediante el cual, tal y como describe el artículo 20 de LPH, se ha de “velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares”. En este sentido el administrador de fincas, ante un incorrecto servicio de cualquier proveedor del inmueble, tendrá el deber de apercibir a dicha empresa y asesorar de manera rápida y precisa al presidente que, como representante de la comunidad, podrá resolver el contrato según lo asesorado por el profesional.

2) Control contable

El Administrador de Fincas deberá llevar a cabo un control de los ingresos de la comunidad para comprobar que los gastos no superan los beneficios. Para ello, será indispensable que el Administrador prepare con antelación y someta a Junta todos los gastos que se prevean, a fin de proponer las metodologías necesarias que resulten efectivas para hacer frente a los mismos.

3) Conservación de la finca

Nos encontramos ante, tal vez, una de las obligaciones más controvertidas. En este punto, debe quedar claro que la ley permite que el Administrador de Fincas pueda solicitar una reparación de manera directa cuando se encuentre ante un problema urgente en la finca. Remarcamos que, posteriormente deberá rendir cuentas al presidente o, en su caso, a los propietarios. Aun así, es siempre recomendable que facilite varios presupuestos al presidente y que sea él quien elija el más adecuado, con tal de mantener una transparencia y buena gestión. En el supuesto contrario, entendido como que la reparación no es de carácter urgente pero sí necesaria, el Administrador no podrá mandar a un proveedor a reparar el problema de forma directa, pues únicamente se le concede esta facultad cuando existe un riesgo o urgencia.

4) Dar cumpliendo de lo acordado en junta. Función de cobrar y pagar

Pese a la complejidad de este punto, se debe tener muy en cuenta que una buena gestión de lo cobrado y pagado es vital. El Administrador de Fincas deberá ejecutar los acuerdos que se adopten en las juntas vecinales y, en materia de obras, tendrá la obligación de realizar los pagos y cobros pertinentes que procedan.

5) Conservación de documentación, redacción de actas y conservación de las mismas en libro de actas 

Cabe resaltar que el Administrador actúa en cualquier supuesto como secretario de cuantas juntas se realicen y deberá custodiar a disposición de los titulares, cualquier documentación comunitaria. De esta obligación, extraemos que, el Administrador deberá conservar durante un plano de cinco años todas las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos importantes derivados de las reuniones. Ejemplos de documentación a custodiar serían las facturas, recibos, contratos o acuerdos de cualquier tipo. En este sentido, además se deberá conservar debidamente en el libro de actas y el conjunto de las mismas que extraiga de cualquiera de las reuniones que realice en el seno de sus servicios como administrador fincas. Si existiera cambio de Administrador de Fincas: el libro o los libros de actas que mantenga la comunidad se deberá conservar y traspasar del Administrador saliente al Administrador entrante.

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